Bir şirket içerisinde en önemli ve can alıcı birimlerinden birisi muhasebe departmanıdır. Bir işletmenin finansal olarak tüm işlemlerinin takip edilip yürütüldüğü birimdir. Bu birim içerisinde işletmenin gelir- giderlerinin takip edilmesi, tahsilat ve ödeme işlemlerinin gerçekleşmesi, stok takibi, nakit akış takibi ve cari hesap takibi gibi birçok finansal işlemler ele alınmaktadır.
Ön muhasebe programı işlemleri, genel muhasebenin hazırlık aşamasında gerçekleştirilen ve büyük bir özen gerektiren önemli adımlardır. Doğru yapılmayan veya atlanan ön muhasebe işlemleri, şirketin finansal açıdan zorluklar yaşamasına ve zarar görmesine yol açabilir. Bu nedenle, ön muhasebe işlemlerine özen göstermek ve doğru şekilde uygulamak büyük önem taşır.
Bir işletmenin sahip olduğu tüm varlıkların çek, senet, nakit para, stoklar, banka hesapları, müşteriler, alacak ve borçlar, çalışanlara ait olan maaşlar ve diğer masraflar gibi her türlü oluşan gelir ve giderlerin kayıt altına alınmasına ön muhasebe denir.
Ön Muhasebe Nasıl Yapılır?
Bir işletmenin ön muhasebe kendi içerisinde ve titizlikle tutulması gerekmektedir. Günlük olarak gelen verilerin işlenmesi, alacak ve borç gibi takiplerin yapılmış olması ve bu bilgilere ihtiyaç duyulması durumunda kolaylıkla ulaşılması için tutulan verilerin düzenli ve eksiksiz olarak kayıt altına alınması gereklidir. Ön muhasebe işlemlerinizi kayıt altında tutulması için farklı yöntemler vardır. Bunlara bakacak olursa;
Ön muhasebe defteri tutmak
Eski zamandan kalan ve klasik bir yöntem olan defter tutma yönteminde finansal verilerin tüm girdi – çıktıların tek tek elle yazılarak not alınması şeklidir. Fakat bu yönteme başvurulması halinde hem kişinin tuttuğu defterde hata yapma ihtimali yüksek olmaktadır hem de iş yükü oldukça artacaktır. İhtiyaç duyulan verilere kolay bir şekilde bulmakta zorluklar yaşayabilmektedir. Ayrıca defter yığınları içerisinde kaybolmanıza da yol açar.
Excel programı kullanarak kayıt tutmak
Muhasebe alanında excel tablolarından faydalanarak verileri işlemek oldukça sık kullanılan yollardan bir tanesidir. Ancak bu yöntem için iyi bir excel kullanıcı olmanız gerekmektedir ve Excel’e verilerin doğru girilmiş olduğundan emin olmanız şarttır. Aksi halde veriler yanlış işlenerek işletme için kayıt hataların ortaya çıkmasıyla problemler yaşanabilir. Excel üzerinden yapılmış olan ufacık bir hata bile tüm hesapların karışmasına yol açabilir.
Ön Muhasebe Programı kullanmak
Bu yöntem defter tutmak ve excel kullanma yöntemleri arasından doğru şekilde ilerleyebileceğiniz, en az risk barındıran ve en garanti olan yöntemdir. Dilediğiniz zaman masaüstünde ve online olarak da kullanılabilen bu ön muhasebe programları, firmaya ait olan tüm tutarların, cari hesapların işlemlerini, gelir ve gider kaynaklarının takip edilmesinde büyük kolaylık sağlamaktadır.
Ön Muhasebe Programı Ne İşe Yarar?
Ön muhasebe programı işletmelerin finansal olarak oluşan işlemlerinin takip edilmesinde muhasebe sürecini oldukça kolaylaştıran ve bu finansal kayıtların düzenlenmesinde kullanılan bir yazılım aracıdır. Ön muhasebe programı, işletmenin finansal yönetimini optimize etmeye, faturaları oluşturmaya, gelir gider hesaplarını izlemeye, müşterilerin ve tedarikçilerin cari hesaplarını yönetmeye ve stok takibinde bulunmak gibi pek çok açıdan yarar sağlayarak muhasebe görevini gerçekleştirmek için kullanılmaktadır. Ön muhasebe programlarının sunmuş olduğu özellikler ve işlevler sayesinde finansal süreçlerin otomatik bir şekilde ilerlemesine ve verimliliğin artmasına büyük katkı sağlar. Ön muhasebe programı seçiminde dikkat edeceğiniz bazı önemli detaylar vardır.
Ön muhasebe programı seçiminde şu noktalara dikkat edilmesi gerekmektedir:
- Program arayüzünün karmaşadan uzak olması sade ve et bir şekilde olması önemlidir. Bu sayede işlemlerinizi hızlı ve pratik bir şekilde yapabilirsiniz.
- İnternet tabanlı olarak çalışan bir ön muhasebe programı olmasına dikkat edebilirsiniz. Bu sayede zaman ve mekanın önemi olmadan bağımsız bir şekilde program verilerine ulaşımınızı sağlayabilirsiniz.
- Ön muhasebe çeşitli sistemlere entegre etme özelliğinin olması yüksek işlem hacmini kaldırabilmesi de önemlidir. Bu durum size büyük kolaylık ve esneklik sağlayacaktır.
